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企业数据的现状

全球企业的信息内容量在以平均每年270%的速度增长。目前,企业80%以上的信息都是以无形知识的形式创建、编辑和存储的;
企业的价值通过协作和知识共享实现最大化;使用电子邮件和共享文件服务器作为信息存储和沟通手段,会使企业信息缺乏安全保护、无法跟踪和及时更新。Gartner集团估算每个知识工作者平均每天浪费在无效的文档管理的工作时间高达43%。

疲惫不堪的企业信息管理督

管理驱动

信息孤岛,共享困难
效率低下,成本高启
归档缺失,价值流失
管理混乱,安全隐患
重复存储,浪费空间

风险控制

提高效率,降低成本
安全内控,规避风险
信息整合,精准决策
业务拓展,共享成长

合规要求

各种法规要求、行业规定
合作伙伴要求更多数据支持
消费者要求信息透明

数据混乱带来的问题

日常工作中我们经常遇到一些情况,比如文档每到使用时就难以快速的定位查找;文档难以在部门内或多部门之间有效率的共享协作;放在共享目录中的文档
澳门mgm线上娱乐被人随意的外泄,修改甚至删除;某员工离职后,部分数据文档,历史记录无从获取!

文档查找困难!

找不到文档(Word, Excel等),
保存在文件服务器的某处,但是找不到,
导致对客户的响应慢,
获取文档慢导致对客户的响应慢

文档无法有效共享!

澳门mgm线上娱乐文档无法有效共享!文档管理无序,如果报价单、合同等没有被妥善管理的话,就无法提高业务率。很难和客户进行信息共享,很难共享图纸、设计书等大容量的文件

担心因人才流失灾害导致知识流失

职员离职率高,担心知识流失
无法积累职员的经验和识灾害时,纸质文档会消失,灾害发生时,纸质文档消失,企业陷入,无法持续的状充

文档的安全性较差!

机密信息、重要文档的丢失,无法防止客户信息、设计文档、知识产权文件的丢失,个人信息谁都可以阅览/带出公司 有可能泄漏重要的个人信息、技术信息

解决方案

文件的管理

澳门mgm线上娱乐文件以资料柜的形式存放,并可按不同需求分配员工不同的操作权限。记录文件历史版本等信息。

资料夹

・所有格式的文件统一管理
・只要打开资料夹就能集中确认内容
・可以改变资料夹的颜色,通过密码保密。

以工作相关者的小组(=资料柜)为单位保管文档

小组一览

澳门mgm线上娱乐用户所属的小组通过一览显示

封面/书籍的切换

用户一览

画面显示中的小组所属成员通过一览显示

状态/标签

通过状态/标签缩小资料夹的显示数量

资料柜・资料夹

一个小组一个资料柜
每个小组通过资料柜和资料夹轻松整理文档。

配合小组(=资料柜)的目的,给予相应的访问权限。

澳门mgm线上娱乐(一个用户可以拥有多个组,用户的访问权限,在每个小组分别设置。)

文件的快速共享批阅

边看文件边批阅,内部快速共享交流,提高协同合作的效率。

※即使添加注释,也不影响原文件。
【必优文档通】原封不动地保管原文件。
在Web阅览时,注释以图像形式覆盖在文件上,不影 响下载时原文件内容
阅览器

· 资料夹里的文件集中阅览
· 在页面内添加图章、注释进行评论
· 图章/注释/评论相关联显示

协同操作解决示例

横跨组织的项目文件复查

澳门mgm线上娱乐制造厂家的跨部门进行的设计信息的交流,以往通过邮件进行的开发和设计方面的各种文档的共享、复查置换到【必优文档通】。大幅消减复查的时间和工夫。

<使用场景>

制造厂家的跨部门进行的设计信息的交流

<效果>

・ Emai I1件数减至1/4
・ 电话数量减至1/3
・ 复查时间减至1/2

维护手册的管理以及现场的指摘报告

制造/维护现场的手册类的管理,维护现场使用的文档(手册、图纸、指示书等),在资料柜上添加标签进行管理,便于寻找。可在平板电脑上参阅文档,共享来自现场的反馈。

<使用场景>

制造/维护现场的手册类的管理

<需求>

・文档按照型号规格、零部件分类归档到资料夹中,在资料柜中显示,便于寻找。
・使用平板电脑自带的相机拍照,记录发送现场工作信息。

服务/零售业的店铺和据点的文档共享

店铺的经理、店员之间的信息交流,轮班时间调整等,在保密安全的环境(on-premise、私有云)中实施。

<假想的活用场景>

店铺在安全的环境中共享信息

<需求>

・通过控制访问权限/集中管理账号,防止信息泄露。
・通知、手册、食谱的已读管理。

必优文档通使用效果

帮您解決共享、使用文档时的烦恼

在小组里共享文档时

小组成员一览显示在画面上→立刻可以确认共享的范围

通过资料柜/资料夹整理文档时

同名的文件在资料夹里进行版本管理 →最新版本的文件一直显示着。
→过去的版本也可以调用。

一边看着文件,一边进行合作

对指示/指摘事项,通过信息动态进行评论,在成员中共享。 →不同意见也能在信息动态上进行调整。
→减少多名成员间的意见的汇总、调整时间。
邮件的发送量剧减
→网络通信量剧减。
新到邮件通知邮件里只含消息的URL)

帮您解決保管、搜索文档时的烦恼

在小组里共享文档时

可通过ScanSnap高速扫描仪(Windows终端),进行电子化。
灵活的访问权限 →减少纸质文件保管的时间和成本。

通过信息动态,统一保管谈话的记录和文件。

谈话中的用语也能被搜索。 →即使凭借模糊的记忆进行搜索,也能轻松找到所需文档。
→该文档完成的背景被保存,作为知识被积累。

优势和价值

提高安全感

系统安全保存,避免纸质文件的丢失或损毁。系统自动备份功能实施二次保障。

信息动态

澳门mgm线上娱乐像SNS一样共享文档,消息快速处理

快速阅览器

支持在Windows系统的PC、平板上快速阅览,及时处理文件信息。

成功案例

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